คุณเป็นคนหนึ่งที่ยังชอบใช้อีเมล Microsoft แบบคลาสสิกไปยัง Google หรือไม่? หรือแบบที่ต้องใช้ Outlook (Hotmail ตัวเก่า) แทน Gmail ในการทำงาน? อย่าพลาดกลเม็ดชุดนี้เพื่อให้การจัดการอีเมลของคุณสะดวกสบายเป็นส่วนตัวและใช้งานง่ายยิ่งขึ้น และยังมีเครื่องมืออีกมากมายที่คุณควรรู้เกี่ยวกับHotmail / Outlookที่สามารถช่วยคุณได้ในแต่ละวัน
1. วิธีใช้โหมดมืด
เป็นแนวโน้มทั่วไปที่มาจากโทรศัพท์มือถือโดยตรง บางคนใช้เพื่อพยายามหลีกเลี่ยงการเพ่งสายตาเมื่อใช้เวลาหลายชั่วโมงอยู่หน้าโทรศัพท์ คนอื่น ๆ ใช้ประโยชน์จากมันเพื่อพยายามยืดอายุแบตเตอรี่ของมือถือ ในกรณีนี้คุณสามารถใช้โหมดมืดของ Outlookบนคอมพิวเตอร์ได้เช่นกันซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้สายตาของคุณเสียหายจากความสว่าง
คุณต้องไปที่เฟืองที่มุมขวาบน เมื่อแสดงคุณจะเห็นโหมดมืดฟังก์ชั่น เปิดเพื่อเปลี่ยนลักษณะของอีเมลทั้งหมดโดยสลับสีและสีขาวเป็นสีดำและสีเทา แน่นอนว่าบางธีมไม่สามารถใช้งานได้ในเวอร์ชันมืดดังนั้นคุณจะต้องเลือกเปลี่ยนการออกแบบเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดจากนั้นเปิดใช้งานโหมดมืดเพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างเป็นประโยชน์
และระวังเพราะธีมสีเข้มยังมีอยู่ในแอปพลิเคชันมือถือ คุณสามารถเปิดใช้งานได้โดยการแสดงเมนูด้านข้างพร้อมปุ่มที่มีแถบสามแถบซึ่งคุณจะเข้าถึงการตั้งค่าได้ที่นี่ แล้วเลื่อนลงไปที่ส่วนการตั้งค่าที่คุณจะได้พบกับรูปแบบเมนูย่อย คุณสามารถเลือกระหว่างธีมแสงปกติธีมสีเข้มหรือธีมที่กำหนดโดยการประหยัดแบตเตอรี่ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเพลิดเพลินกับธีมใดก็ได้หรือแม้กระทั่งทั้งสองอย่างขึ้นอยู่กับระดับการชาร์จของมือถือของคุณ
2. จัดระเบียบปฏิทินของคุณ
มีฟังก์ชันขั้นสูงที่น่าสนใจที่สุดหากคุณใช้อีเมลพื้นฐานในการทำงานและในแต่ละวัน นั่นคือหากคุณต้องการกำหนดอีเมลที่มีการระบุวันที่คุณสามารถทำได้เพื่อสร้างองค์กรและเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพจากอีเมลนี้ โดยตรงบนเดสก์ท็อปและไม่ต้องทำอะไรเลย ดังต่อไปนี้
คลิกไอคอนปฏิทินที่แถบด้านบนทางด้านซ้ายของหน้าต่าง ที่นี่คุณมีตัวเลือกในการจัดระเบียบปฏิทินหรืองานที่คุณต้องทำในวันนี้ ง่ายๆเพียงแค่ลากอีเมลจากกล่องจดหมายไปทางขวามือด้านปฏิทิน ซึ่งจะเปิดหน้าต่างใหม่เพื่อให้คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลนี้เป็นงานหรือเป็นการนัดหมาย ทั้งหมดนี้พร้อมข้อมูลอีเมลโดยตรงในงาน ดังนั้นคุณจะมีทุกสิ่งอยู่ในมือและคุณจะรู้ว่าคุณต้องทำอะไรตลอดเวลา
3. รายการงาน
อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการจัดระเบียบงานอีเมลแทนการนัดหมายคุณสามารถทำได้ด้วย Outlook โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือหรือกำหนดการอื่น นั่นคือคุณสามารถสร้างงานประจำวันของคุณและรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมไว้ในอีเมลเพื่อที่จะไม่มีอะไรเกิดขึ้นกับคุณ
คลิกไอคอนปฏิทินที่ด้านบนขวาของหน้าจอเพื่อแสดงตัวเลือกนี้ และแทนที่จะอยู่ในปฏิทินคลิกที่จะทำตัวเลือก ที่นี่คุณสามารถสร้างงานต่างๆเช่นการจัดงานปาร์ตี้การช็อปปิ้งหรือการดำเนินการอื่น ๆ ที่ซับซ้อนมากขึ้น สิ่งที่น่าสนใจคือคุณสามารถลากอีเมลไปยังงานต่างๆที่สร้างขึ้นเพื่อจัดระเบียบข้อมูลนี้ตามงานได้
4. เครื่องมือบันทึก
Outlook เป็นมากกว่าเครื่องมืออีเมล คุณได้เห็นมันด้วยฟังก์ชันข้างต้น แต่คุณสามารถตรวจสอบได้โดยใช้เป็นเครื่องมือจดบันทึก สิ่งที่หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องมีวาระในการพกพาข้อมูลทั้งหมดไปกับคุณ
ที่ด้านซ้ายของหน้าจอถัดไปยังกล่องจดหมายที่แตกต่างกันมีส่วนที่เรียกว่าหมายเหตุ คุณสามารถเพิ่มบันทึกต่างๆได้ที่นี่เพื่อไม่ให้ลืมข้อมูลใด ๆ คุณยังสามารถสร้างรหัสสีสำหรับบันทึกย่อต่างๆใช้ทรัพยากรเช่นรายการและรูปแบบข้อความเป็นต้น
5. กลับไปใช้รูปแบบคลาสสิก
รูปแบบการสนทนาในอีเมลสามารถใช้งานได้จริงเมื่อคุณข้ามข้อความจำนวนมากกับผู้ใช้รายอื่น วิธีจัดระเบียบตามหัวข้อและไม่มีกล่องจดหมายเข้าจนเต็ม แต่ถ้าคุณเป็นหนึ่งในผู้ใช้แบบคลาสสิกที่ชอบให้ข้อความใหม่แต่ละข้อความอยู่ที่ด้านบนสุดของถาดคุณควรทำเช่นนี้
เพียงคลิกที่ล้อเฟืองเพื่อแสดงการตั้งค่าพื้นฐานของ Outlook ที่นี่คุณจะเห็นส่วนพิเศษเกี่ยวกับมุมมองการสนทนา คุณมีสามทางเลือก: แสดงข้อความล่าสุดที่ด้านบนแสดงข้อความล่าสุดในตอนท้ายของการสนทนาหรือสิ่งที่คุณอาจสนใจในกรณีนี้: ปิดใช้งาน ด้วยตัวเลือกสุดท้ายนี้กล่องจดหมายของคุณจะหยุดจัดกลุ่มการตอบกลับและจะแสดงแต่ละข้อความทีละรายการ
6. ทำความสะอาดจดหมายอัตโนมัติ
มีสูตรในการทำความสะอาดจดหมายโดยอัตโนมัติใน Outlook นั่นคือวิธีตั้งเวลาให้อีเมลบางฉบับหายไปจากกล่องจดหมายเพื่อป้องกันไม่ให้อีเมลอิ่มตัว สิ่งที่คุณต้องทำคือสร้างกฎหรือกำหนดเวลาแล้วนำไปใช้กับการทำความสะอาด
แสดงการตั้งค่า Outlook บนล้อเฟือง จากนั้นดูที่ส่วนท้ายของแท็บนี้เพื่อดูตัวเลือกในการเข้าถึงส่วนที่เหลือของการตั้งค่าซึ่งจะแสดงหน้าต่างป๊อปอัปใหม่
ในหน้าจอการตั้งค่าขั้นสูงนี้ให้คลิกที่กฎเพื่อสร้างกำหนดการข้างต้น คุณสามารถตั้งชื่อกฎได้ที่นี่ แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องสร้างเกณฑ์ แสดงแถบตัวเลือกของเลือกเงื่อนไขและดูที่นี่สำหรับเกณฑ์ของขนาดข้อความ คุณสามารถเลือกขั้นต่ำหรือสูงสุดเพื่อให้อีเมลที่ตรงกับเกณฑ์นั้นถูกตัดออก คุณต้องเลือกจำนวน kb เพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้นแน่นอน และแน่นอนคุณต้องเลือกตัวเลือกลบ จะเป็นสูตรที่เหมาะสมเพื่อให้ข้อความเหล่านี้ถูกลบบ่อยครั้ง
7. สร้างลายเซ็นสำหรับอีเมลของคุณ
มันดูเป็นมืออาชีพมันมีประโยชน์ในการหลีกเลี่ยงการเสียเวลาในการส่งต่อข้อมูลติดต่อและคุณสามารถทำทุกอย่างได้โดยอัตโนมัติ ลายเซ็นในอีเมลที่ไม่เคยทำร้าย และ Outlook ช่วยให้คุณสร้างของคุณเองได้อย่างง่ายดาย
สิ่งที่คุณต้องทำคือแสดงการตั้งค่าบนล้อเฟืองจากนั้นเข้าถึงตัวเลือกขั้นสูงที่ด้านล่างของเมนูแบบเลื่อนลง ด้วยวิธีนี้หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นที่คุณต้องคลิกที่จดหมายและจากนั้นในการเขียนและการตอบกลับ
ด้วยวิธีนี้คุณจะได้รับเมนูที่คุณสามารถเขียนลายเซ็นที่คุณต้องการได้ สิ่งที่ดีคือในกล่องข้อความคุณยังมีตัวเลือกการจัดรูปแบบและสีเพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปตามที่คุณต้องการ นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มรูปภาพและการเชื่อมโยง แต่เหนือสิ่งอื่นใดอย่าลืมตรวจสอบตัวเลือกเพื่อรวมลายเซ็นในอีเมลใหม่แต่ละฉบับที่คุณเขียนและในการส่งต่อและตอบกลับหากนั่นคือสิ่งที่คุณต้องการ
8. สร้างการตอบกลับอัตโนมัติ
เมื่อคุณไปพักร้อนหรือตัดสินใจที่จะพักงานไว้คุณอาจสื่อสารกับทุกคนหรือสร้างการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องทำงานซ้ำซากนับครั้งไม่ถ้วนกับสิ่งเดิม ๆ และ Outlook อนุญาต
คุณเพียงแค่ต้องแสดงการตั้งค่าและเข้าถึงส่วนการตั้งค่าขั้นสูงที่ท้ายรายการนี้ ในหน้าต่างใหม่ที่ปรากฏขึ้นให้คลิกที่จดหมายจากนั้นในเมนูย่อยการตอบกลับอัตโนมัติ
ที่นี่คุณจะต้องเปิดใช้งานฟังก์ชันและเขียนข้อความที่คุณต้องการส่งโดยอัตโนมัติไปยังอีเมลขาเข้าทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ แน่นอนคุณสามารถระบุได้ด้วยว่าการตอบกลับเหล่านี้จะส่งไปยังข้อความที่มาถึงระหว่างวันที่ระบุหรือเฉพาะผู้ติดต่อบางรายเท่านั้น
9. ดาวน์โหลดข้อความทั้งหมดของคุณ
คุณต้องการทำความสะอาดอีเมลของคุณโดยไม่สูญเสียรายละเอียดไปเลยหรือ มีตัวเลือกที่น่าสนใจสำหรับสิ่งนี้: ดาวน์โหลดข้อความอีเมลทั้งหมดของคุณ สิ่งที่ Outlook อนุญาตให้คุณทำดังต่อไปนี้
แสดงการตั้งค่าและเข้าถึงเมนูขั้นสูงด้วยตัวเลือกสุดท้ายในเมนูนี้ ในหน้าต่างป๊อปอัปคุณต้องไปที่ส่วนทั่วไปจากนั้นคลิกที่เมนูย่อยความเป็นส่วนตัวและข้อมูล ที่นี่คุณจะเจอกล่องจดหมายส่งออกฟังก์ชั่น แน่นอนว่ากระบวนการที่สามารถใช้เวลาถึง 4 วัน เมื่อการสำรองข้อมูลพร้อมคุณจะได้รับอีเมลใหม่พร้อมลิงก์สำหรับดาวน์โหลดเนื้อหาทั้งหมดบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
10. หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน
หากคุณเป็นผู้ใช้มือถือคุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนในการรับอีเมลทุกๆสองถึงสามครั้งบนสมาร์ทโฟนของคุณ เนื่องจากมีประโยชน์ในการมีอีเมลอยู่ในมือ แต่การแจ้งเตือนในทุกขั้นตอนอาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด นั่นคือเหตุผลที่มีสูตรเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนและไม่ได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีข้อความขาเข้าแต่ละข้อความในแอปพลิเคชันมือถือ
คุณเพียงแค่ต้องเปิดแอปพลิเคชันและกางเมนูด้านข้างทางด้านซ้าย คลิกที่แถบสามแถบที่มุมบนซ้ายสำหรับสิ่งนี้ จากนั้นถัดจากที่อยู่อีเมลของคุณที่ด้านบนให้คลิกไอคอนกระดิ่ง ที่นี่คุณสามารถกำหนดเวลาที่คุณต้องการอยู่โดยไม่มีคำเตือนได้ อาจเป็นแบบแมนนวลจนกว่าคุณจะปิดการใช้งานเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงหรือกระทั่งถึงวันถัดไป คุณยังมีตัวเลือกมากมายในการกำหนดเวลาปิดการแจ้งเตือนระหว่างการเดินทางการประชุมและกิจกรรมอื่น ๆ ในปฏิทินของคุณ
11. การดำเนินการด่วนในแอป
ข้อดีอีกประการหนึ่งของการใช้ Outlook บนอุปกรณ์เคลื่อนที่คือความเร็วในการจัดการกล่องขาเข้า ด้วยการออกแบบที่เราสามารถดำเนินการได้โดยตรงโดยไม่ต้องป้อนข้อความซึ่งทำให้เราสามารถลบหรือเก็บถาวรทั้งหมดนี้ได้โดยตรง เรายังปรับแต่งการดำเนินการด่วนเหล่านี้ได้
เข้าสู่การตั้งค่าด้วยล้อเฟืองในเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านซ้ายของหน้าจอ ที่นี่คุณจะพบเมนูตัวเลือกสำหรับการปัด ด้วยวิธีนี้คุณจะเข้าสู่หน้าจอใหม่ที่คุณสามารถเลือกการกระทำเมื่อคุณเลื่อนไปทางขวาและเมื่อคุณเลื่อนข้อความไปทางซ้าย คลิกที่ตัวเลือกเปลี่ยนเพื่อเลือกการกระทำของแต่ละท่าทาง: ลบเก็บถาวรทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วย้ายไปที่โฟลเดอร์ทำเครื่องหมายเลื่อนอ่านและเก็บถาวรหรือไม่ดำเนินการใด ๆ