โปรแกรมประมวลผลคำWordเป็นหนึ่งในโปรแกรมที่ใช้กันอย่างแพร่หลายไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ PC หรือ Mac ไม่แนะนำให้เปิดเอกสารทิ้งไว้เสมอไปเพื่อให้ทุกคนสามารถอ่านและแก้ไขข้อความได้ เพื่อหลีกเลี่ยงนี้ผู้ใช้สามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านเป็นขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็วในการดำเนินการซึ่งสามารถทำได้ในขณะสร้างเอกสารหรือในภายหลัง เป็นไปได้ก็คือการใช้รหัสผ่านเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นจากการปรับเปลี่ยนรูปแบบเอกสาร ; ด้วยวิธีนี้คุณสามารถใช้หลายมือได้โดยที่รูปลักษณ์ของคุณไม่เปลี่ยนแปลง
ก่อนที่เราจะเริ่มมีคำเตือนทั่วไปบางประการ จำเป็นต้องจำรหัสผ่านเพราะหากลืมรหัสผ่านจะไม่สามารถกู้คืนได้ ระบบใช้รหัสผ่านตั้งแต่แปดอักขระขึ้นไป ในความเป็นจริงขอแนะนำให้ใช้วลีที่มีอักขระตั้งแต่สิบสี่ตัวขึ้นไป นอกจากนี้ยังควรรวมตัวเลขสัญลักษณ์และตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กไว้ในรหัสผ่านเดียวกัน วิธีการใช้รหัสผ่านป้องกันเอกสารในMicrosoft Word 2007 มีดังนี้
ในการตั้งรหัสผ่านสำหรับเอกสารด้วยWord 2007สิ่งแรกคือต้องเปิด ประการที่สองคุณต้องคลิกที่วงกลมปุ่ม Microsoft Officeซึ่งตั้งอยู่ที่มุมบนด้านซ้ายและคลิกที่บันทึกเป็นในหน้าต่างป๊อปอัพให้เลือกเครื่องมือและจากนั้นตัวเลือกทั่วไปมีสองตัวเลือก: เปิดรหัสผ่าน (เพื่อเปิดเอกสาร) และเขียนรหัสผ่าน(เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร) รหัสผ่านแบบเปิดมีความปลอดภัยมากที่สุดเนื่องจากใช้การเข้ารหัสขั้นสูง ในทางกลับกันรหัสผ่านสำหรับเขียนได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้ตรวจสอบเนื้อหาในการจัดเตรียมเอกสาร เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะสามารถบันทึกการแก้ไขได้ ผู้ใช้สามารถกำหนดรหัสผ่านทั้งสองให้กับเอกสารเดียวกัน อุดมคติคือแตกต่างกัน คุณสามารถเลือกช่องทำเครื่องหมายอ่านอย่างเดียวที่แนะนำเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ตรวจสอบเนื้อหาแก้ไขไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ แล้วคุณจะต้องคลิกตกลงหลังจากนั้นคุณจะต้องพิมพ์รหัสผ่านเพื่อยืนยันพวกเขาและคลิกตกลงจากนั้นคลิกบันทึก. สรุประบบถามว่าหากผู้ใช้ต้องการที่จะเปลี่ยนเอกสารที่มีอยู่และมันก็เป็นสิ่งที่จำเป็นที่จะคลิกใช่
ในทางกลับกันคุณสามารถจำกัด การเปลี่ยนแปลงรูปแบบได้ การทำเช่นนี้เลือกรีวิวแท็บและในเอกสารป้องกันกลุ่ม(ไปทางขวาของด้านบน) เลือกตัวเลือกที่จำกัด การจัดรูปแบบและการแก้ไขในส่วนการจำกัด รูปแบบในบานหน้าต่างงานให้เลือกป้องกันเอกสารและเลือกกล่องจำกัด การจัดรูปแบบเฉพาะสไตล์ที่เลือก จากนั้นคลิกการตั้งค่าเพื่อระบุรูปแบบที่ผู้ใช้รายอื่นสามารถเปลี่ยนหรือนำไปใช้ได้ ภายในสไตล์จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องของจำกัด การจัดรูปแบบเฉพาะสไตล์ที่เลือก จากนั้นคุณต้องเปิดใช้งานกล่องกาเครื่องหมายถัดจากแต่ละสไตล์ที่คุณต้องการอนุญาตในเอกสาร ภายในรูปแบบคุณต้องเปิดใช้งานกล่องกาเครื่องหมายที่มีอยู่ถัดจากประเภทของรูปแบบที่ต้องการ จากนั้นคลิกตกลง
อาจเกิดขึ้นเมื่อมีข้อความแจ้งเตือนว่าเอกสารอาจมีรูปแบบหรือประเภทการจัดรูปแบบที่ไม่รองรับ ในกรณีนั้นมีความเป็นไปได้สองประการ ขั้นแรกคือคลิกใช่เพื่อลบรูปแบบและรูปแบบที่ไม่รองรับ อีกอันคือคลิกไม่เพื่อเก็บไว้ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้รายอื่นจะไม่สามารถใช้งานได้เมื่อแก้ไขเอกสาร
ขั้นตอนต่อไปคือการป้อนใช้เริ่มต้นส่วนและคลิกที่ใช่ใช้ป้องกันตัวเลือก ในการกำหนดรหัสผ่านที่ป้องกันการลบการป้องกันคุณต้องพิมพ์รหัสผ่านในช่อง Enter the new passwordจากนั้นยืนยัน