หากคุณไปพักร้อนคุณต้องทิ้งทุกสิ่งที่ผูกพันธ์และผูกมัดให้ดี หากโดยปกติคุณจะสื่อสารกับลูกค้าผู้ทำงานร่วมกันและเพื่อนร่วมงานของคุณทางอีเมลคุณจำเป็นต้องเปิดใช้งานข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่เรียกว่าเพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณกำลังเพลิดเพลินกับช่วงเวลาพักผ่อนและจนกว่าคุณจะกลับมาคุณจะไม่สามารถตอบกลับเพื่อจัดการคำขอของพวกเขาได้ . เพียงไม่กี่วันที่ผ่านมาเราบอกคุณวิธีการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติใน Gmail อย่างไรก็ตามหากคุณใช้Outlookคุณจะต้องทำตามขั้นตอนอื่น การตั้งค่าจะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที คุณจะเห็นว่ามันง่ายมากหากคุณทำตามเคล็ดลับเหล่านี้:
1)ถ้าคุณใช้Outlook 2010คุณเท่านั้นที่จะมีการเปิดโปรแกรมและคลิกที่ไฟล์เมนู> ข้อมูล> การตอบสนองอัตโนมัติ
2)คลิกที่ตอบสนองอัตโนมัติปุ่ม และเลือกส่งคำตอบอัตโนมัติตัวเลือก เมนูตั้งค่าจะเปิดใช้งานอย่างรวดเร็ว ผู้ช่วยประเภทหนึ่งที่คุณสามารถเขียนข้อความที่คุณต้องการส่งไปยังผู้ติดต่อของคุณ
3)ขั้นแรกแน่นอนคุณจะต้องเลือกระยะเวลาที่คุณต้องการส่งคำตอบจากภายนอกสำนักงานไปยังผู้ที่ติดต่อคุณ คุณสามารถเลือกช่วงวันที่ได้เช่นตั้งแต่วันที่คุณเริ่มพักร้อนจนถึงวันที่คุณกลับ หากคุณไม่ระบุวันที่สิ้นสุดคุณจะต้องปิดใช้งานการส่งข้อความด้วยตนเองย้อนกลับไปตามขั้นตอนของคุณและแก้ไขการตั้งค่า
4)ตอนนี้คุณสามารถเขียนข้อความของคุณได้แล้ว ที่ด้านล่างของเมนูคุณจะพบกล่องสีขาวสำหรับเพิ่มข้อความหากคุณต้องการโดยแก้ไขแบบอักษรขนาดและสีและป้อนลิงก์หากคุณต้องการเปลี่ยนเส้นทางผู้ส่งของคุณไปยังเว็บไซต์ใดเว็บไซต์หนึ่ง
ณ จุดนี้เราต้องบอกคุณว่าคุณสามารถกำหนดค่าทั้งสองประเภทของข้อความหนึ่งสำหรับผู้ที่อยู่ในองค์กรของคุณ (หากคุณต้องการระบุว่าคุณไม่อยู่แม้ว่าพวกเขาจะรู้อยู่แล้วก็ตาม) และอีกอย่างสำหรับผู้ที่อยู่ภายนอกคนที่ไม่ต้องรู้ว่าคุณกำลังพักร้อน เว้นแต่คุณจะแจ้งให้พวกเขาทราบเป็นการส่วนตัว
5)สุดท้ายคุณยังมีตัวเลือกในการสร้างกฎเพื่อให้ระบบตอบกลับอัตโนมัติมีประสิทธิภาพมากที่สุดและไม่กลายเป็นเครื่องส่งข้อความถึงทุกคนตัวเลือกที่กำหนดค่าได้บางตัวช่วยให้คุณสามารถส่งต่อข้อความขาเข้าไปยังเพื่อนร่วมงานคนอื่นที่สามารถตอบสนองหรือจัดการกับเรื่องนี้ให้คุณได้ส่งต่อข้อความไปยังบัญชี Gmail หรือ Hotmailอื่นเพื่อให้เราตรวจสอบผ่านบัญชีส่วนตัวของเราลบ ข้อความจากผู้ส่งบางรายหรือจัดระเบียบข้อความลงในโฟลเดอร์เพื่อที่เมื่อเรากลับไปทำงานเราจะไม่พบว่าตัวเองอยู่ในกล่องจดหมายที่วุ่นวายอย่างแน่นอน
หากต้องการเพิ่มกฎเหล่านี้ (มีตัวเลือกมากมายในการจัดประเภทและจัดการข้อความในขณะที่เราไม่อยู่) คุณจะต้องคลิกที่ปุ่มเพิ่มกฎหรือแก้ไขกฎเท่านั้นเพื่อแก้ไข
ภาพโดย: Rick Scully และ TripShake