เคล็ดลับ: ออกจากสำนักงานในช่วงวันหยุด

คุณต้องการให้คอมพิวเตอร์ทำงานแทนคุณในขณะพักร้อนหรือไม่? คุณอาจไม่สามารถให้เธอทำงานทั้งหมดได้ แต่สามารถช่วยให้คุณพักผ่อนได้อย่างสงบมากขึ้น หากคุณไปเที่ยว (สิ่งที่พบได้บ่อยในช่วงเวลานี้ของปี) คุณอาจต้องการแจ้งผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณโดยอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้เมื่อคุณส่งข้อความถึงคุณพวกเขาจะได้รับคำตอบพร้อมข้อความที่คุณเลือก แต่อาจเป็นอย่างเช่น " ฉันจะไม่อยู่พักร้อนจนถึงวันนี้" ¦ ในระหว่างนี้คุณสามารถติดต่อ "¦ " ได้

ซึ่งจะใช้เวลาสักครู่ แต่ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเพลิดเพลินกับการพักผ่อนด้วยความเงียบสงบจากการทิ้งทุกสิ่งที่ผูกมัดและผูกมัด เพียงทำตามขั้นตอนด้านล่าง” ¦

หากคุณทำงานใน บริษัท ที่มีบริการอีเมลขั้นสูงคุณอาจมีตัวเลือกที่สร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์นี้ การใช้โปรแกรมอีเมลที่ได้รับความนิยมสูงสุดคือ Outlook ของ Microsoft ตัวเลือกนี้จะอยู่ในเมนูเครื่องมือและเรียกว่า "ผู้ช่วยไม่อยู่ที่สำนักงาน" หากเป็นกรณีของคุณกระบวนการจะง่ายกว่าและอัตโนมัติกว่ามาก

หากตัวเลือกนี้ไม่ปรากฏในเมนูเครื่องมือคุณสามารถเพลิดเพลินได้ แม้ว่าในกรณีนี้ควรชี้แจงว่าข้อความจะถูกส่งโดยอัตโนมัติเมื่อคุณดาวน์โหลดอีเมลจาก Outlook และบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกับที่คุณตั้งโปรแกรมไว้

ก่อนออกเดินทางเพื่อสร้างการตอบกลับอัตโนมัตินี้คุณต้องทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1) เขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติ สร้างข้อความใหม่ (เลือกสร้างในแถบเครื่องมือหรือพิมพ์ Ctrl + U) และเขียนทั้งหัวเรื่องและเนื้อหาของข้อความที่จะส่งถึงทุกคนที่เขียนถึงคุณในช่วงที่คุณไม่อยู่ ตัวอย่างเช่นเราสามารถระบุว่า“ ตั้งแต่วันที่ 1 สิงหาคมถึง 15 สิงหาคมฉันจะไม่อยู่ที่สำนักงานเพื่อพักร้อน ด้วยเหตุนี้ฉันจึงสามารถเข้าถึงอีเมลของฉันได้อย่าง จำกัด หากเป็นเรื่องเร่งด่วนโปรดติดต่อ Mr. Pérezทางโทรศัพท์ XXX หรือทางอีเมล” ¦

เมื่อเขียนข้อความแล้ว (อย่าลืมใส่หัวเรื่องเช่น "ตอบกลับอัตโนมัติ" "ไม่อยู่ในช่วงพักร้อน") ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลง ข้อความนี้จะไปที่โฟลเดอร์แบบร่าง เปิดโฟลเดอร์นี้เลือกข้อความ (ไม่ต้องเปิดเพียงแค่เลือกด้วยปุ่มซ้ายของเมาส์) แล้วไปที่เมนูไฟล์แล้วเลือก "บันทึกเป็น" ¦ "

กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณเลือกชื่อไฟล์และนามสกุล เลือกชื่อที่คุณจะจำได้ในภายหลัง สิ่งสำคัญคือในตัวเลือก "บันทึกเป็นประเภท" ให้คุณเลือก "เทมเพลต Outlook" คุณให้ไว้เพื่อบันทึกและไปที่หัวข้อถัดไป

2) สร้างกฎในโปรแกรมอีเมลของคุณ กฎคือพฤติกรรมอัตโนมัติที่โปรแกรมดำเนินการเมื่อได้รับหรือส่งข้อความบางอย่าง วิธีนี้ใช้ได้กับเคล็ดลับนี้ แต่ยังใช้กับความเป็นไปได้อื่น ๆ อีกมากมาย ตัวอย่างเช่นลบหรือบันทึกข้อความจากบุคคลโดยอัตโนมัติหรือด้วยข้อความหัวเรื่องเฉพาะในโฟลเดอร์

ภายในเมนูเครื่องมือเลือก "กฎและการแจ้งเตือน" กดปุ่ม "กฎใหม่" และเลือกตัวเลือกต่อไปนี้ "เริ่มจากกฎว่าง" และ "ตรวจสอบข้อความเมื่อมาถึง" คลิกถัดไป

ในขั้นตอนที่ 1 เราต้องเลือกเงื่อนไข เราจะอธิบายเงื่อนไขในการเลือกเพื่อให้ข้อความไปถึงคนทั้งโลก แต่ถ้าคุณต้องการส่งประกาศวันหยุดนี้ให้กับบางคนเท่านั้นเพียงแค่เลือกตัวเลือกอื่น ๆ เพื่อปรับแต่งกระบวนการ เลือก "ที่ชื่อของฉันอยู่ในกล่องถึงหรือ CC" แล้วคลิกถัดไป ในหน้าต่างอื่นให้เลือก "ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ" และคลิกที่วลี "เทมเพลตเฉพาะ" เพื่อเลือกเทมเพลตที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น หากไม่ปรากฏในหน้าต่างในเมนูแบบเลื่อนลง "ค้นหาใน" เราเลือก "เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์"

คลิกเปิดแล้วคลิกถัดไปเพื่อไปที่หน้าต่างข้อยกเว้น ที่นี่คุณสามารถปรับแต่งข้อยกเว้นบางอย่างตามตัวแปรมากมาย เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้คลิกถัดไป สุดท้ายกำหนดชื่อให้กับกฎและเลือกเปิดใช้งานทันทีหรือไม่ หากคุณยังไม่ต้องการเปิดใช้งานคุณสามารถทำได้ในภายหลัง สุดท้ายคลิกเสร็จสิ้น

3) เรากำลังไปในวันหยุด ตอนนี้เป็นเวลาเปิดใช้งานกฎที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น กลับไปที่เมนูเครื่องมือแล้วเลือก "กฎและการแจ้งเตือน" กฎที่สร้างขึ้นควรปรากฏที่นี่ ในการเปิดใช้งานเพียงแค่เลือกในกล่องทางด้านซ้ายของไม้บรรทัด กดยอมรับและรับกระเป๋า จากนี้ไปเมื่อคุณเชื่อมต่อกับอีเมลคุณจะส่งข้อความวันหยุดไปยังทุกคนที่เขียนถึงคุณในวันที่เหล่านี้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ตัวช่วยไม่อยู่ที่สำนักงานในหน้านี้จาก Microsoft