หากคุณเป็นหนึ่งในบรรดาผู้ที่ใช้อีเมลเป็นอาหารประจำวันของคุณเราแน่ใจว่าOutlook เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่คุณชื่นชอบ เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการการไหลเวียนของการสื่อสารในชีวิตประจำวัน แต่ยังเป็นระบบที่มีประโยชน์ในการติดตามวาระและงานของเรา
หากคุณจำเป็นต้องทำทั้งสามอย่างพร้อมกันคุณอาจต้องเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือนี้ อย่างไรก็ตามในปัจจุบันมีระบบที่จะทำทุกอย่างในระบบคลาวด์อยู่แล้ว เรากำลังพูดถึงเกี่ยวกับ Google, Gmail และ Google ปฏิทิน
แต่ถ้าคุณชอบคลาสสิกบางทีเราสามารถช่วยให้คุณค้นพบฟังก์ชั่นบางอย่างที่เป็นพื้นฐาน แต่แน่นอนคุณจะไม่เห็นด้วยตาเปล่า ต่อไปนี้คือคุณลักษณะห้าประการของ Outlook เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด
1. แป้นพิมพ์ลัด
แป้นพิมพ์ลัดเป็นฟังก์ชันที่มีอยู่ในโปรแกรมทั้งหมดของชุดโปรแกรม Office หากคุณเรียนรู้สิ่งเหล่านี้ (บางอย่างใช้ได้กับทุกโปรแกรมเท่า ๆ กัน) คุณสามารถเร่งงานของคุณได้ ใน Outlook คุณอาจพบว่าสิ่งต่อไปนี้มีประโยชน์
- Ctrl + R : ตอบกลับอีเมล
- Ctrl + Shift + M : สร้างอีเมลใหม่
- Alt + R : ตอบกลับทั้งหมด นอกจากนี้ยังใช้เพื่อเปลี่ยนมุมมองปฏิทินเป็นรูปแบบรายสัปดาห์
- Alt + W : อ่านอีเมลต่อไปนี้
- Ctrl + M : ส่งและรับข้อความอีเมล
- Alt + S : ส่งอีเมล
- Ctrl + G : เปิดตัวเลือก "ไปที่วันที่" เพื่อไปที่วันใดวันหนึ่งของปฏิทิน
- Alt + N, A, F : แทรกไฟล์แนบ
- Ctrl + 2 : ไปที่ปฏิทิน
2. หลักเกณฑ์ในการจัดประเภทจดหมาย
หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากต่อวันสิ่งสำคัญคือคุณต้องรู้วิธีจัดประเภทอีเมล คุณทราบหรือไม่ว่า Outlook มีฟังก์ชันในการจัดหมวดหมู่ด้วยกฎตายตัว เกี่ยวข้องกับการย้ายข้อความอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการโดยอัตโนมัติข้อความบางอย่างจากผู้ส่งถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นงานที่รอดำเนินการหรือมีการเล่นเสียงเฉพาะสำหรับอีเมลจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
ความเป็นไปได้นั้นไม่มีที่สิ้นสุดดังนั้นคุณต้องกำหนดค่าสิ่งที่คุณต้องการและดูประสิทธิภาพเมื่อเวลาผ่านไป ในการเข้าถึงตัวเลือกนี้ให้ไปที่ Outlook และในแถบเครื่องมือให้คลิกที่ไอคอนกฎ
3. รายการด่วน
คุณเขียนสิ่งเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีกกี่ครั้ง? หากคุณมักจะเพิ่มองค์ประกอบบางอย่างหรือข้อความในวิธีการแก้ไขในบางส่วนของอีเมลของคุณก็จะสะดวกหากคุณปล่อยให้ตัวเองได้รับการช่วยเหลือโดยฟังก์ชันองค์ประกอบด่วน มันเกี่ยวกับการบันทึกองค์ประกอบเหล่านั้นเมื่อคุณเขียน
เลือกจากนั้นเลือกแทรก> อะไหล่ด่วน คุณยังสามารถใช้ทางลัดด่วน Alt + F3 ตั้งชื่อเพื่อระบุและใส่หลาย ๆ ครั้งตามที่คุณต้องการ
4. การบล็อกผู้ส่งที่ไม่ต้องการ
แล้วอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งที่เราไม่อยากเห็นในภาพวาดล่ะ? สแปมก็ทำให้งานของเรามีความซับซ้อนมากขึ้นและเป็นอุปสรรคต่อมัน สิ่งที่เราแนะนำในตอนนี้คือคุณใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันอื่น ๆ ที่ Outlook มีและช่วยให้คุณสามารถบล็อกผู้ส่งทั้งหมดที่ไม่สนใจคุณได้
คุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ได้จากแถบเครื่องมือโดยคลิกที่ตัวเลือกสแปม จากที่นี่คุณสามารถเปิดใช้งานกฎทั้งหมดได้ แต่ทุกครั้งที่คุณได้รับอีเมลที่คุณสามารถทำมันมาจากที่นั่น เพียงเพิ่มผู้ส่งลงในบัญชีดำนี้และจะไม่รบกวนคุณอีกต่อไป
5. เทมเพลต
และเราปิดท้ายด้วยแหล่งข้อมูลอื่นที่คุณอาจไม่รู้: เทมเพลต พวกเขาจะมีประโยชน์หากคุณส่งข้อความที่คล้ายกันไปให้ทุกคนไม่มากก็น้อย ดังนั้นจึงต้องพึ่งพาการตอบสนองที่เก็บเทมเพลตหรือการจัดส่งที่ดี คุณจะทำงานได้เร็วขึ้นมากและคุณจะไม่ขี้เกียจตอบอีเมลทั้งหมดที่รอดำเนินการอีกต่อไป
การสร้างแม่แบบไปที่Start> ใหม่> อีเมลใหม่ เขียนเนื้อหาที่คุณสนใจจากนั้นไปที่ไฟล์> บันทึกเป็น คุณจะต้องบันทึกเอกสารนี้เป็น "type" แล้วเลือก Outlook Template ในการใช้งานคุณจะต้องกู้คืน คุณสามารถทำได้หลายครั้งเท่าที่คุณต้องการ