หากคุณใช้ Gmailทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวมีโอกาสที่กล่องจดหมายของคุณจะยุ่ง เมื่อเราใช้ Outlook เราคุ้นเคยกับการสร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์อื่น ๆ เพื่อจัดหมวดหมู่ข้อความของเราให้ดี
อันที่จริงมันทำให้เรารู้สึกว่าเมื่อใช้ Gmail จะจัดระเบียบได้ยากกว่า แต่ในความเป็นจริงกลับไม่เป็นเช่นนั้น Google อีเมลมีที่จำหน่ายของเราเป็นจำนวนที่ดีของเครื่องมือที่สามารถช่วยให้เรา (และมาก) เพื่อให้ mail ของเราในการสั่งซื้อ
วันนี้เราอยากจะให้เคล็ดลับ เพื่อให้คุณGmailกล่องจดหมายหยุดเป็นฝันร้ายที่สุดของคุณ ไปที่นั่นกัน!
ปรับแต่งกล่องจดหมายของคุณ
ในบางครั้ง Gmail ให้เราสามารถจัดประเภทข้อความผ่านแท็บต่างๆ นี่เป็นตัวเลือกที่สำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากจะทิ้งข้อความที่เกี่ยวข้องกับการสมัครรับข้อเสนอและการโฆษณาอื่น ๆไว้(ในที่สุด) และมันก็ทำเช่นเดียวกันกับการแจ้งเตือนสำหรับเครือข่ายโซเชียลและบริการอื่น ๆ ที่คุณสมัครไว้
สิ่งแรกที่คุณควรทำคือเปิดใช้งานแท็บเหล่านี้ หากคุณมีอยู่แล้วคุณมีตัวเลือกในการเพิ่ม ในการทำเช่นนี้คุณต้องกดปุ่มเพิ่มเติมซึ่งอยู่ทางด้านขวาสุดของถาด คุณจะเห็นว่าคุณสามารถเลือกต่อไปนี้: หลักสังคม, โปรโมชั่น, การแจ้งเตือนและฟอรั่ม
แต่คุณยังสามารถปรับแต่งกล่องจดหมายของคุณเพิ่มเติมได้ และช่วยคุณโดยเน้นข้อความที่สำคัญที่สุด ภายในตัวเลือกที่กล่องขาเข้าให้คลิกที่ลูกศรขนาดเล็กเพื่อเลือกประเภทของกล่องจดหมายที่คุณต้องการ
เลือกที่จะเห็นสิ่งที่สำคัญที่สุดหรือแรกยังไม่ได้อ่านในการจัดระเบียบตัวเองตามความต้องการของคุณ วิธีนี้จะไม่มีข้อความอีเมลอื่นหายไปในบริเวณขอบรก
ใช้ป้ายสีและดาว
คุณเคยใช้ป้ายสีและดาวหรือไม่? คุณจะพบป้ายกำกับตามค่าเริ่มต้นและสามารถสร้างได้จากภายในอีเมลแต่ละฉบับ คุณสามารถทำได้จากด้านซ้ายของกล่องจดหมาย แตะเพิ่มเติมแล้วเลือกสร้างป้ายกำกับใหม่ คุณจะต้องตั้งชื่อและคลิกที่สร้าง จากนั้นคุณยังสามารถเลือกสี
ป้ายกำกับจะปรากฏทางด้านซ้ายของหน้า คุณจึงสามารถดูอีเมลทั้งหมดที่จัดอยู่ในแท็กนั้นได้ตลอดเวลา
อีกทางเลือกหนึ่งคือดาวสี ภายในกล่องจดหมายที่คุณสามารถคลิกเพื่อซ้ายของข้อความที่จะยืนออก หากคุณเปิดข้อความคุณจะต้องคลิกเพิ่มเติมและไฮไลต์เท่านั้น แต่ถ้าฉันต้องการดาวและป้ายสีอื่น ๆ ล่ะ? กดกี่ครั้งก็ได้ตามต้องการเพื่อเปิดรายการที่คุณต้องการ
หากคุณยังไม่ได้เปิดใช้งานดาวสีคุณจะต้องเข้าไปที่ส่วนการตั้งค่า เพียงคลิกที่ล้อเกียร์ (ที่มุมขวาบนของหน้า) และไปที่ส่วนดาว ลากดาวที่คุณต้องการใช้ไปที่ส่วน "ใช้งานอยู่" บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณที่ด้านล่างของหน้า
จัดเรียงข้อความโดยอัตโนมัติ
หากคุณได้สร้างโฟลเดอร์และป้ายกำกับที่จำเป็นทั้งหมดแล้วสิ่งสำคัญคือคุณต้องสร้างกฎเพื่อให้เมื่อเข้าสู่กล่องจดหมายของคุณข้อความเหล่านี้จะถูกจัดประเภทโดยอัตโนมัติ เข้าถึงการตั้งค่าเมลและคลิกที่แท็บตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก
คลิกที่สร้างตัวกรองใหม่ คุณจะต้องป้อนพารามิเตอร์ที่คุณพิจารณา ตัวอย่างเช่นข้อความจากผู้ส่งที่เฉพาะเจาะจง (หรือหลาย ๆ คน), วิชาเฉพาะคำหลัก ... แล้วเลือกสร้างตัวกรอง คุณสามารถเลือกตัวเลือกต่างๆ เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้คลิกปุ่มสร้างตัวกรองสีน้ำเงิน
เปิดใช้งานการแสดงตัวอย่าง
ฟังก์ชั่นแสดงตัวอย่างเป็นคุณลักษณะที่มีมานานแล้ว แต่ยังอยู่ในห้องทดลองของ Gmail สิ่งที่จะนำเสนอเป็นความสามารถในการอ่านข้อความได้โดยไม่ต้องเปิด ด้วยวิธีนี้หากคุณมีข้อความหลายร้อยหลายร้อยข้อความที่จะเปิดฟังก์ชันนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบตัวเองได้ดีขึ้น
หากต้องการเปิดใช้งานการแสดงตัวอย่างให้ไปที่การตั้งค่าและแท็บ Labs ค้นหาฟังก์ชันการแสดงตัวอย่างและเลือกเปิดใช้งาน เมื่อคุณทำเสร็จแล้วอย่าลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
ลบไฟล์ที่ไม่จำเป็น
หากคุณเป็นหนึ่งในผู้ที่ได้รับอีเมลเป็นจำนวนมากต่อวันคุณควรเริ่มลบเนื้อหาที่ไม่จำเป็น อย่าลืมว่า Google ให้บริการเพียง 15 GBและคุณสามารถเติมได้ในไม่ช้า ในกรณีนี้ควรล้างข้อมูลในถังขยะ คุณยังสามารถล้างจดหมายขยะได้เนื่องจากมีความเป็นไปได้มากว่าข้อความหลายร้อยจะสะสมอยู่ที่นั่น
แต่หากสิ่งที่ทำให้คุณกังวลคือข้อความที่หนักกว่าเราขอแนะนำให้คุณทำการค้นหาภายในแถบโดยระบุว่า "ใหญ่กว่า"ตามด้วยโคลอนและขนาดที่คุณต้องการค้นหา ตัวอย่างเช่นคุณสามารถระบุข้อความได้สูงสุด 50 เมกะไบต์ "50 ม." สิ่งเดียวที่คุณต้องทำต่อไปคือลบข้อความที่คุณไม่ต้องการ
รับการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปของคุณ
หากโดยปกติแล้วคุณทำงานบนคอมพิวเตอร์และไม่ต้องการจับตาดูถาด Gmailคุณต้องเปิดใช้งานการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป ด้วยวิธีนี้คุณจะเห็นอีเมลที่คุณได้รับทันทีและสามารถเปิดดูได้หากคุณเห็นว่าสำคัญ
ต้องการเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ให้ไปที่การตั้งค่าส่วนและไปที่ส่วนการแจ้งเตือนสก์ท็อป เลือกเปิดใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมลใหม่เปิดใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมลที่สำคัญหรือปิดใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมล บันทึกการเปลี่ยนแปลง
ทำการค้นหาอย่างชาญฉลาด
การค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการอย่างรวดเร็วมีความสำคัญต่อความก้าวหน้าในแต่ละวัน คุณไม่สามารถเสียเวลาเลื่อนดูหน้าอีเมลของคุณได้ คุณมีตัวเลือกต่างๆเพื่อ จำกัด การค้นหาของคุณให้แคบลง:
- จาก:และชื่อและนามสกุล (ถ้าคุณต้องการ) เพื่อค้นหาข้อความทั้งหมดที่มีคนส่งถึงคุณ
- เรื่อง:เพื่อค้นหาหัวเรื่องที่แน่นอน
- มี: ไฟล์แนบเพื่อค้นหาข้อความพร้อมไฟล์แนบ หากคุณต้องการคุณสามารถรวมตัวเลือกนี้กับ from: และชื่อบุคคลเพื่อค้นหาไฟล์แนบของใครบางคน
- - (เส้นประ)เพื่อไม่รวมคำศัพท์เฉพาะหากคุณต้องการละเว้นข้อความเฉพาะที่คุณแลกเปลี่ยนกับใครบางคนหรือในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง
- หรือ:เมื่อคุณไม่รู้ว่าจะค้นหาอย่างไรเช่น from: ana OR from: jesús
- "" (คำพูด):หากคุณต้องการค้นหาคำที่เฉพาะเจาะจงมาก
- () (วงเล็บ) : หากคุณต้องการรวมสองแนวคิดที่แยกกันไม่ออก
- ใน:และชื่อโฟลเดอร์ที่คุณต้องการค้นหา
ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้คุณจะจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณได้ดีทีเดียว ดังนั้นสิ่งเดียวที่คุณต้องทำคือนำไปปฏิบัติและคุ้นเคยกับวิธีการทำงาน หากคุณทำตามเคล็ดลับเหล่านี้กล่องจดหมาย Gmail ของคุณจะเป็นที่อิจฉาของคนในละแวกบ้านของคุณ