ดัชนีมีความสำคัญต่อการทำงานของเราให้ออกมาดีที่สุด เราทราบดีว่าการสร้างสารบัญด้วยตนเองสำหรับผลงานของเรานั้นค่อนข้างยุ่งยาก นั่นคือเหตุผลที่เรานำเสนอบทความนี้ซึ่งเราจะอธิบายขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดในการสร้างดัชนีอัตโนมัติในโปรแกรมประมวลผลคำ Microsoft Word
Microsoft Word มีตัวเลือกที่น่าสนใจมากซึ่งช่วยให้เราสร้างดัชนีอัตโนมัติของเนื้อหาทั้งหมดที่พบในเอกสารข้อความเดียวกัน นี่เป็นตัวเลือกที่จะช่วยเราประหยัดเวลาในการทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับเอกสารที่ยาวมากซึ่งมีเนื้อหาจำนวนมากอยู่ภายใน
ข้อควรพิจารณาในการสร้างดัชนีอัตโนมัติใน Word
หากเราตัดสินใจใช้เครื่องมือสร้างดัชนีอัตโนมัติใน Word เราต้องจำไว้ว่างานของเราจะต้องได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมเพื่อให้ฟังก์ชันนี้สามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง
สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้คือเราต้องกำหนดรูปแบบที่เหมาะสมให้กับชื่อเรื่องต่างๆซึ่งอยู่ในเอกสาร Word ของเราและสิ่งที่เราต้องการให้ปรากฏในดัชนีที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ
คำดัชนีอัตโนมัติจะตั้งหัวทั้งหมดให้อยู่ในระดับเดียวกันในทางเดียวกัน กล่าวอีกนัยหนึ่งคือถ้าเราใส่ Title 1 ในชื่อเรื่องทั้งหมดในเอกสาร Word ชื่อทั้งหมดจะปรากฏในแนวเดียวกันทั้งหมด
ในทางตรงกันข้ามชื่อที่เราใส่เป็น Title 2 จะปรากฏอยู่ใน Title 1 ที่เป็นของและอื่น ๆ สิ่งนี้อาจอธิบายเป็นคำพูดได้ยากไม่ต้องกังวลเพราะต่อไปเราจะเห็นเป็นภาพเพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นมาก
วิธีสร้างสารบัญโดยอัตโนมัติใน Word ทีละขั้นตอน
เมื่อคุณตรวจสอบแล้วว่าเอกสาร Word ของคุณมีรูปแบบหัวเรื่องที่ถูกต้องคุณก็พร้อมที่จะเริ่มกระบวนการสร้างสารบัญอัตโนมัติ
ขั้นตอนแรกที่ต้องทำคือการตัดสินใจว่าคุณต้องการให้ดัชนีปรากฏในเอกสาร Word ของคุณอย่างไร เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วให้วางเคอร์เซอร์ไว้ในจุดที่ต้องการ
ตอนนี้คลิกที่ตัวเลือก" การอ้างอิง " ที่ปรากฏในเมนูด้านบนของตัวเลือกโปรแกรมประมวลผลคำของ Microsoft Word
หลังจากเข้าไปที่ด้านในของส่วนการอ้างอิงแล้วให้มองหาตัวเลือกที่เรียกว่า“ สารบัญ ” การเลือกตัวเลือกนี้จะเป็นการแสดงเมนูป๊อปอัปพร้อมตัวเลือกต่างๆภายใน
เลือกรูปแบบสารบัญที่คุณชอบมากที่สุดแล้วคลิกปุ่มตกลง กับ Word นี้จะสร้างตารางของเนื้อหาโดยอัตโนมัติ
ภาพต่อไปนี้แสดงวิธีการจัดเรียงชื่อเรื่องในสารบัญของเอกสาร Word ของเรา ขณะที่คุณสามารถดูมีทั้งหมด5 ชื่อระดับบนสุด ชื่อระดับแรก 4 รายการแรกที่เราสร้างขึ้นในเอกสาร Word ของเราไม่มีคำบรรยายใด ๆ อยู่ภายใน
ในทางกลับกันชื่อที่ห้าของระดับหนึ่งที่เราได้แนะนำในเอกสารของเรามีคำบรรยายทั้งหมด 3 คำบรรยายอยู่ภายใน คำบรรยายเหล่านี้เป็นสิ่งที่เราได้กำหนดไว้ก่อนหน้านี้เป็น "Title 2" ของ Microsoft Word
หน้าต่างมีตัวเลือกในการปรับแต่งตารางของเนื้อหา นี่เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจมากหากเราต้องการให้แต่ละส่วนมีชื่อแตกต่างจากที่มีอยู่ในเอกสาร
นี่คือที่บทช่วยสอนของเราเกี่ยวกับวิธีสร้างดัชนีโดยอัตโนมัติใน Word จะสิ้นสุดลง