การเคลื่อนที่ไปรอบ ๆ Excel เหมือนปลาในน้ำเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการพัฒนางานของคุณให้ก้าวหน้า แม้ว่ามันจะเป็นความจริงที่ว่าวันนี้เรามีทางเลือกที่หลากหลายเพื่อสร้างสเปรดชีตไมโครซอฟท์ยังคงเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการสร้างไฟล์ข้อมูล
สิ่งที่เรานำเสนอในวันนี้เป็นเทคนิคง่ายๆสิบประการของ Excel ที่จะช่วยให้คุณเชี่ยวชาญเครื่องมือที่มีประโยชน์นี้ หรืออย่างน้อยก็เพื่อเริ่มต้น พวกเขาจะช่วยให้คุณจัดการไฟล์และข้อมูลของคุณได้อย่างคล่องตัวมากขึ้นและไม่จำเป็นต้องทำอะไรให้ยุ่งยาก
นี่คือ เคล็ดลับที่มีประโยชน์ 10ประการสำหรับการเรียนรู้ Excel เราได้ใช้ Excel 2016 เวอร์ชันล่าสุดเป็นพื้นฐานสำหรับการจับภาพส่วนใหญ่แม้ว่าเคล็ดลับส่วนใหญ่จะใช้ได้กับโปรแกรมเวอร์ชันก่อนหน้าก็ตาม
1. ย้ายข้อมูล
เริ่มจากสิ่งที่เป็นพื้นฐาน การถ่ายโอนข้อมูลจากเซลล์หนึ่งไปยังอีก หนึ่งในการดำเนินการที่เราดำเนินการมากที่สุดเมื่อทำงานกับเอกสาร Excel จริงๆแล้วมันเป็นท่าทางพื้นฐาน แต่เป็นสิ่งที่ควรรู้
ดังนั้นหากสิ่งที่เราต้องการคือการย้ายคอลัมน์ที่มีข้อมูลทั้งหมดก็เพียงพอแล้วที่จะเลือกและเลื่อนเมาส์ไปที่ขอบจนกว่าลูกศรกากบาทจะปรากฏขึ้น จากนั้นคุณต้องลากคอลัมน์เพื่อวางในตำแหน่งที่ถูกต้อง หากเราต้องการคัดลอกข้อมูลนี้ด้วยก็จะต้องกดแป้น Control เท่านั้น แล้วลาก
เมื่อเราเลือกคอลัมน์ Excel แล้วเพียงแค่เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ขอบด้านใดด้านหนึ่งจนกระทั่งกากบาทปรากฏขึ้นจากนั้นลากคอลัมน์
2. เลือกทั้งหมด
เมื่อคุณต้องเลือกตารางข้อมูลทั้งหมดใน Excel งานอาจยุ่งยากมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเอกสารมีขนาดใหญ่ ยูทิลิตี้ในการเลือกทุกอย่างเป็นประโยชน์อย่างมากเมื่อส่งออกข้อมูลไปยังตารางอื่นเช่น สิ่งเดียวที่คุณต้องทำหากคุณใช้เวอร์ชันก่อน Excel 2016 คือการกดคีย์ผสม Control + Aจากนั้นคุณสามารถดำเนินการทั้งหมดที่คุณพิจารณา (คัดลอกตัด ... ) ในกรณีที่ใช้ Excel 2016 ทางลัดที่เหมาะกับเราคือ Control + Shift + space bar
คุณควรทราบด้วยว่ามีวิธีที่เร็วกว่าในการเลือกทุกอย่างที่ใช้งานได้ในเวอร์ชันเหล่านี้ และให้กดลูกศรที่อยู่ตรงมุมตาราง Excel (เหนือหมายเลข 1 และถัดจากตัวอักษร A) เพียงคลิกเดียวก็เพียงพอแล้ว ไม่ใช่หนึ่งในเทคนิค Excel ที่ชาญฉลาดที่สุด แต่อย่างใด แต่จะช่วยคุณประหยัดเวลา
3. เพิ่มการเข้าถึงเครื่องมืออย่างรวดเร็ว
หากคุณทำงานกับ Excel เป็นประจำคุณจะรู้ว่าการมีเครื่องมือทั้งหมดอยู่ในมือนั้นสำคัญเพียงใด มิฉะนั้นจะเสียเวลาไปมากและคุณใช้เวลาในการค้นหาปุ่มและทางลัดมากกว่าทำงานของคุณเอง แล้วเราจะทำอย่างไร?
ง่ายมาก สร้างปุ่มทางลัดด่วนสำหรับเครื่องมือที่เราใช้บ่อยที่สุด โดยหลักการแล้วด้วยMicrosoft Excel เวอร์ชันดั้งเดิมคุณจะมีปุ่มเข้าถึงด่วนสามปุ่มซึ่งคุณจะพบอยู่ที่ด้านบนของเมนู พวกเขาคือการบันทึกยกเลิกการเขียนและทำซ้ำการเขียน
ในการเปลี่ยนหรือเพิ่มทางลัดใหม่ทั้งหมดที่คุณต้องทำคือการไปที่ไฟล์> ตัวเลือก> การเข้าถึงด่วนบาร์ส่วน เพิ่มปุ่มที่คุณเห็นว่าเหมาะสมและลบปุ่มที่ไม่มีประโยชน์สำหรับคุณ เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้เลือกตกลง
อีกทางเลือกหนึ่งในการเข้าถึงฟังก์ชันนี้คือคลิกปุ่มที่มีลูกศรทางด้านขวาของปุ่มคำสั่งด่วน จากนั้นเมนูตามบริบทจะเปิดขึ้นพร้อมกับการเข้าถึงทั่วไปที่เราสามารถวางได้ ในกรณีที่คลิกที่ "คำสั่งเพิ่มเติม ... " เราจะเปิดหน้าต่างตัวเลือกที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้
4. จำกัด ข้อมูลที่สามารถป้อนได้ในสเปรดชีต
ลองนึกภาพว่าคุณกำลังทำงานกับข้อมูลและมีการเคลื่อนไหวในชุดของค่าเท่านั้น ตัวอย่างเช่นตารางราคาที่มูลค่าสูงสุดจะต้องไม่เกิน 10,000 ในกรณีที่คล้ายคลึงกันอาจเป็นประโยชน์ในการกำหนดข้อ จำกัด ในการป้อนข้อมูลเพื่อให้คำเตือนปรากฏขึ้นทุกครั้งที่เราออกไปนอกช่วงนี้
ในการดำเนินการนี้คุณต้องไปที่ตัวเลือกข้อมูลที่ด้านบนจากนั้นการตรวจสอบข้อมูล ภายในแท็บการกำหนดค่าขีด จำกัด ต่างๆสามารถกำหนดได้ทั้งผ่านค่าตัวเลขและความยาวของข้อความที่จะทำให้เราเข้าสู่เซลล์ได้ หากเรากำลังแบ่งปันงานกับบุคคลอื่น (หรือต้องการตั้งค่าการแจ้งเตือน) เราสามารถใส่ข้อความป้อนข้อมูลและปรับแต่งข้อความแสดงข้อผิดพลาดได้เอง
5. ซ่อนแถว
เคล็ดลับ Excel ที่มีประโยชน์อีกอย่างที่สามารถทำให้เราเล่นได้มากคือการซ่อนแถวที่เราไม่ต้องการให้มองเห็นได้ แนวคิดคือคุณสามารถซ่อนบางคอลัมน์ที่มีผลลัพธ์ไม่น่าสนใจหรือสามารถ / ควรเป็นแบบส่วนตัวได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อแชร์เอกสารที่ใช้งานได้ แต่การดู "ห้องด้านหลัง" นั้นไม่สำคัญ
ในการซ่อนแถวสิ่งที่ดีที่สุดที่ต้องทำคือเลือกเซลล์ที่เป็นปัญหาจากนั้นคลิกที่ชุดตัวควบคุมและ 9 คุณจะเห็นว่าแถวนั้นหายไปทันที หากคุณต้องการกู้คืนคุณทำได้ค่อนข้างง่าย คุณเพียงแค่ต้องรวมคีย์ต่อไปนี้: Control + Shift + 8 พวกเขาจะปรากฏขึ้นอีกครั้งทันที
มุมมองการค้นหาที่คลุมเครือใน Excel 2010
6. ทำการค้นหาคร่าวๆ
ตามชื่อของมันการค้นหาแบบคลุมเครือเป็นกลไกในการค้นหาองค์ประกอบหรือค่าที่เราไม่ชัดเจนทั้งหมดหรือเราจำไม่ได้ด้วยความแม่นยำ โดยปกติแล้วการค้นหาใน Microsoft Excel จะต้องกด Control + Bเท่านั้น เมนูจะเปิดใช้งานทันทีเพื่อให้เราสามารถป้อนพารามิเตอร์ได้
หากคุณยังไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังมองหาคุณสามารถใช้เครื่องหมายคำถามและเครื่องหมายดอกจัน คำแรกใช้เพื่อแสดงอักขระและเครื่องหมายดอกจันสามารถแทนได้ตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป
7. เพิ่มหลายแถวหรือคอลัมน์พร้อมกันใน Excel
การแทรกแถวหรือคอลัมน์ใหม่อาจดูเหมือนง่าย แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อเราต้องการเพิ่มมากกว่าหนึ่งแถวหรือคอลัมน์และเราไม่ต้องการเสียเวลา? ไม่ต้องกังวลคุณไม่ต้องทำซ้ำหลาย ๆ ครั้ง ในกรณีนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกจำนวนแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการ (สองหรือมากกว่าในกรณีนี้)
จากนั้นคลิกขวาที่แถวหรือคอลัมน์ที่ไฮไลต์ สิ่งที่คุณต้องทำต่อไปคือเลือกแทรกตัวเลือกในแบบเลื่อนลง แถวหรือคอลัมน์จะถูกเพิ่มทันทีทางด้านซ้ายของแถวที่คุณเลือกไว้ตอนแรก
มุมมองความคิดเห็นใน Excel 2010
8. แทรกความคิดเห็นในเซลล์
การแทรกความคิดเห็นในเซลล์จะมีประโยชน์มากหากเรากำลังทำงานกับเอกสารสำหรับการทำงานร่วมกันหรือกำลังจะส่งไปให้ใครบางคน หรือแม้ว่าจะทำเอกสารเพียงอย่างเดียวเราก็ต้องการรวมบันทึกแนวทางเพื่อการแก้ไขในภายหลัง
การแทรกความคิดเห็นก็จะเพียงพอที่จะวางตนเองบนมือถือที่มีความสนใจเราและกดปุ่ม Shift และ F2 คุณจะเห็นว่ามีการเปิดใช้งานกล่องเล็ก ๆ ซึ่งคุณสามารถรวมข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการได้ ช่องนี้สามารถปรับขนาดได้โดยลากเมาส์ไปที่จุดขอบจุดใดจุดหนึ่ง
เมื่อคุณแสดงความคิดเห็นเสร็จแล้วความคิดเห็นนั้นจะหายไปจากมุมมองเริ่มต้นและจะมีไอคอนเล็ก ๆ ในเซลล์ระบุ ทุกครั้งที่คุณวางเคอร์เซอร์ไว้เหนือเคอร์เซอร์จะปรากฏขึ้นอีกครั้ง อย่างไรก็ตามในการแก้ไขหรือลบความคิดเห็นคุณเพียงแค่คลิกด้วยปุ่มเมาส์ขวาแล้วเลือกตัวเลือก
9. เรียกดูอย่างรวดเร็ว
การนำทางผ่านเอกสาร Excel ที่มีข้อมูลจำนวนมากอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อมาก สิ่งที่ดีที่สุดที่ต้องทำในกรณีเหล่านี้คือใช้ทางลัดการนำทางอย่างรวดเร็ว กดปุ่มควบคุมในเวลาเดียวกันกับที่คุณกดปุ่มลูกศรอื่น ๆ บนแป้นพิมพ์ คุณจะเห็นว่าการเคลื่อนไหวรวดเร็วและว่องไว สิ่งที่น่าสนใจเกี่ยวกับวิธีการเคลื่อนที่แบบนี้คือมันทำระหว่างเซลล์ที่มีข้อมูลเท่านั้นดังนั้นคุณจะกระโดดข้ามเซลล์ที่ว่างเปล่าได้อย่างรวดเร็ว
10. รวมค่าที่เริ่มต้นด้วย 0
และเราปิดท้ายด้วยเคล็ดลับ Excel ง่ายๆ แต่มีประโยชน์มากในบางกรณี โดยปกติเมื่อเราเพิ่มค่าที่เริ่มต้นด้วยศูนย์ Excel จะลบออก ทั้งหมดที่คุณต้องทำในกรณีเหล่านี้เป็นคำพูดก่อนที่จะเป็นศูนย์แรก ที่ง่าย เมื่อป้อนหมายเลขแล้วจะแสดงโดยไม่มีเครื่องหมายอัญประกาศและมีศูนย์
นี่เป็นเพียงเคล็ดลับบางส่วนของ Excel ที่เราสามารถค้นพบได้เมื่อใช้โปรแกรม มันซ่อนอีกมากมายและด้วยระดับความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้น