นอกเหนือจากอีเมลขยะอีกปัญหาหนึ่งที่เรามักจะพบว่าเมื่อเข้าสู่กล่องจดหมายของเราเป็นอีเมลของภาพถ่ายหรือเว็บไซต์ที่เราได้เข้าสู่ระบบในอดีตที่ผ่านมา ข้อความเหล่านี้มักจะข้ามตัวกรองสแปมและในบางกรณีข้อความเหล่านี้ก็ท่วมกล่องจดหมายของเรา เราจะทำอย่างไรหากไม่ต้องการรับข้อความประเภทนั้นอีก
เราจะแสดงวิธีแก้ไขสถานการณ์นี้เมื่อเราใช้งาน Outlook เรามีสองวิธีคือตัวเลือก "Clean" หรือการสร้างกฎกล่องจดหมาย
ทำความสะอาด
ขั้นแรกเราเข้าไปที่กล่องจดหมาย Outlook ของเราและตั้งค่าสถานะข้อความในรายชื่ออีเมลที่เราไม่ต้องการรับอีกต่อไป จากนั้นเรามาดูเมนูด้านบน ถัดจากสแปมเรามีความสะอาด เราทำเครื่องหมายที่แท็บนั้น
หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเพื่อแสดงที่อยู่อีเมลของข้อความที่เราทำเครื่องหมายไว้ จากนั้นเราจะเห็นตัวเลือกแรกในการลบข้อความทั้งหมดจากที่อยู่นั้นออกจากกล่องจดหมายของเรา อย่างไรก็ตามหากสิ่งที่เราต้องการไม่ใช่การรับข้อความเพิ่มเติมจากที่อยู่นั้นเราต้องตรวจสอบตัวเลือกที่สอง ทำเช่นนี้จะลบข้อความที่กล่องจดหมายของคุณเช่นเดียวกับข้อความในอนาคต
นอกจากนี้เรายังได้รับอนุญาตให้เก็บข้อความสุดท้ายที่ได้รับจากที่อยู่ที่และคนก่อนหน้านี้ลบ ในที่สุดเราสามารถเปิดใช้งานได้ว่าข้อความจากที่อยู่นั้นจะถูกลบออกไปหลังจากสิบวัน เมื่อเราเลือกตัวเลือกของเราแล้วเราก็ทำเครื่องหมายว่าสะอาด
สร้างกฎ
มีตัวเลือกอื่นที่ตรงน้อยกว่า แต่มีความเป็นไปได้มากกว่าในการจัดการข้อความที่ได้รับจากรายชื่ออีเมลที่ไม่ต้องการ หากเรากลับไปที่ข้อความเหมือนเดิมและดูที่เมนูด้านบนเราจะเห็นว่าในตอนท้ายของตัวเลือกทั้งหมดมีปุ่มที่มีจุดสามจุด เราทำเครื่องหมายไว้ นี้จะเปิดแท็บที่เราสามารถเลือกระหว่างหลายตัวเลือก แต่คนที่สนใจเราอยู่เหนือการพิมพ์มันเป็นสร้างกฎ
การสร้างกฎใน Outlook ทำให้เราสามารถทำให้กล่องจดหมายเข้าทำงานได้โดยอัตโนมัติ เราต้องระบุว่าเราต้องการให้ที่อยู่อีเมลผู้รับหรือแม้แต่คำง่ายๆที่จะนำมาพิจารณาหรือแม้กระทั่งทั้งสาม สิ่งนี้มีประโยชน์มากเนื่องจากอาจเป็นกรณีที่เว็บไซต์หรือ บริษัท เดียวกันมีที่อยู่หลายแห่งสำหรับส่งจดหมายข่าว
ย้ายข้อความ
เมื่อเลือกที่อยู่หรือชื่อแล้วเราไปที่แท็บด้านล่างซึ่งระบุว่าย้ายข้อความไปที่โฟลเดอร์ คลิกแล้วแท็บจะปรากฏขึ้นซึ่งเราสามารถเลือกได้ว่าเราต้องการให้ Outlook จัดการกับข้อความที่มีลักษณะเหล่านี้อย่างไร ความเป็นไปได้แรกคือการตรวจสอบตัวเลือกย้ายคัดลอกหรือลบ ด้วยวิธีนี้เราสามารถทำให้ข้อความที่มีเกณฑ์เหล่านั้นถูกลบออกได้โดยตรงเมื่อได้รับ
หากสิ่งที่เราต้องการคือไม่เห็นข้อความเหล่านั้น แต่เราไม่ต้องการลบออกเราสามารถไปที่ตัวเลือกทำเครื่องหมายข้อความ มีเราสามารถเลือก ที่จะ ส่ง มัน ไปยังโฟลเดอร์สแปมหรือแม้กระทั่งการกำหนดหมวดหมู่ที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น "รายชื่ออีเมล" ซึ่งช่วยให้เราสามารถปรึกษาพวกเขาได้หากต้องการ แต่ถ้าไม่เช่นนั้นก็ไม่ท่วมกล่องจดหมายของเรา
ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถขยายช่วงของอีเมลที่เราต้องการหลีกเลี่ยงไม่ได้รับทำให้งานของเราง่ายขึ้น แต่ก็ไม่ได้ช่วยให้เราสามารถลบหรือจัดการข้อความที่ผ่านมา หมายถึงข้อความถัดไปที่ได้รับเท่านั้น
สุดท้ายหากเราต้องการดูกฎที่สร้างขึ้นเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงเราต้องกลับไปที่ตัวเลือก Clean ในหน้าต่างนั้นเราเลือกแท็บดูกฎซึ่งจะช่วยให้เราสามารถปรึกษาแก้ไขและลบกฎปัจจุบันของเราจากกล่องจดหมายได้
ด้วยสองตัวเลือกนี้คุณจะสามารถปลดปล่อยเมล Outlook ของคุณจากข้อความที่ไม่ต้องการได้และทำให้กระบวนการให้คำปรึกษาทางอีเมลเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก